Kirjanpitopalvelut pienille ja toimintansa aloittaville yrityksille
Perinteinen palvelu on tarkoitettu ensisijaisesti pienemmille yrityksille, joiden kirjanpidon järjestäminen vaatii vähemmän kuin yhden kirjanpitäjän työpanoksen ja palvelun avulla saadaan näin merkittävää säästöä. Kirjanpito hoidetaan yleensä palvelun tarjoavassa yrityksessä. Yritys kokoaa tietyn aikavälin kirjanpitoasiakirjat ja toimittaa ne Kirjanpitäjälle. Kirjanpitäjä käsittelee saamansa asiakirjat ja laatii Asiakkaan kanssa sovitun mukaisesti sen aikavälin raportit yritykselle, Verovirastolle ym. osapuolille. Kirjanpitäjä hoitaa asiakkaan pyynnöstä myös maksusuoritukset sekä muita kirjanpitoon ja rahoitustoimintaan liittyviä tehtäviä.
Ratkaisut isommille yrityksille
Isommatkin yritykset alkavat vähitellen vakuuttua, että kirjanpidon ulkoistaminen voisi olla myös ison yrityksen kannalta hyvä ratkaisu. Tähän tarvitaan vain ajattelutavan muutos. Kysymyshän on ensisijaisesti vaivattomuudesta. On tosin hyvä, jos kirjanpitäjä on kaiken aikaa käytettävissä – hän on jatkuvasti paikalla laatimassa raportteja, osallistumassa palavereihin jne., mutta kuinka tehokasta sellainen järjestely on? Työpaikkakulut, kuukausittaiset palkkakustannukset, pätevän työntekijän hakemisen ja työntekijän viihtyvyyden varmistamisen ongelmat – voiko kaiken tämän hoitaa myöskin toisin? Jos kirjanpito ei ole yrityksen päätoimiala, niin ehkäpä olisi parasta… Jatkuvasti suosiotaan kasvattava kirjanpidon ulkoistaminen on varma tapa kirjanpitokulujen vähentämiseen, mutta kirjanpidon tasosta ei tingitä. Ehkäpä tingitään vain vaivattomuudesta. Mutta integroidut, internetin kautta toimivat tietojärjestelmäratkaisut pitävät senkin vähäisen ongelman kurissa. Voidaan myös ulkoistaa vain osa yrityksen kirjanpidosta – antaen mm. pääkirjanpitäjän työtehtävät tai tietyt kirjanpitoon kuuluvat osiot (esim. myyntireskontra) RevalHansan hoidettavaksi. Tässäkin voidaan soveltaa täyspalvelua eli koko yrityksen kirjanpidon ulkoistamista, joka mahdollista vain omaan päätoimialaan keskittymisen.
Ohjelmisto
Tärkein kriteeri Asiakkaan kirjanpidon järjestämiseen käytettävän ohjelmiston valinnassa on liiketoiminnan luonne. Kirjanpito järjestetään pääasiassa HansaRaamassa, joka on osoittautunut järkeväksi ratkaisuksi niin hintansa kuin laatunsakin osalta. Yrityksen toiminnan analysoimiseen voidaan tarpeen mukaan laatia erilaisia raportteja. Kaikki raportit voidaan myös siirtää vaikka Windows Exceliin. HansaRaama mahdollistaa myös palveluiden tarjoamisen ja pääsyn ohjelmaan internetin kautta. Usean meidän asiakkaamme taloushallinto on järjestetty Directo -nimisen kotimaisen internetpohjaisen ohjelmiston avulla.
Palkkalaskennan hoitamisessa on kokemustemme mukaan paras ratkaisu Taavi Palk-ohjelmisto.
Ratkaisut internetin kautta
Tarjoamme huhtikuusta 2004 alkaen kirjanpitopalveluja myös internetin kautta. Yhteistyössä asiakkaan kanssa ovat valmistuneet erilaiset integroidut ratkaisut yksinkertaisista raporttien katseluoikeuksista kokonaisvaltaisiin ratkaisuihin, joissa asiakas laatii itse myyntilaskut ja me syötämme ostolaskuja, tilille tehtyjä suorituksia ja maksusuorituksia koskevat tiedot sekä laadimme raportit ja laskemme verot ja laadimme vaadittavat veroilmoitukset.
Internetin kautta toimivat ratkaisut ovat käytännössä kaikissa tapauksissa luoneet koko prosessiin lisäarvoa, ja se onkin yksi meidän päätavoite. Iso asiakkaat pelkäävät kirjanpitopalvelun ulkoistamista usein juuri sen takia, että heillä ei ole silloin mahdollisuutta kirjanpitotietoihin tutustumiseen minä hetkenä hyvänsä, mutta internetin kautta toimiva ratkaisu poistaa senkin huolen. Järjestelmänä on pääasiallisesti käytetty HansaRaama-talousohjelmistoa Directon tukeman.
Hinnat
Palvelujen hinnat jakautuvat suurin piirtein kahteen osaan – säännöllinen palvelu sekä kertaluonteiset toimeksiannot. Säännöllisen palvelun hinta riippuu yrityksen kirjanpidon laajuudesta eli käsiteltävien asiakirjojen määrästä. Kertaluonteisten toimeksiantojen kohdalla sovitaan hinnasta tapauskohtaisesti erikseen.
Seuraavassa tarkempia tietoja hintojen määrittelystä:
Säännöllinen palvelu
Aloitusmaksu
Sisältää: Asiakkaan alustavan neuvonnan, hänen tilisuunnitelman ja kirjanpidon yrityksen sisäisten sääntöjen laatimisen/tarkentamisen, Asiakkaan kirjanpito-ohjelmiston alustavien asetusten tekemisen, aloitustilanteen lähtösaldotietojen syöttämisen ym. kertaluonteiset aloitustoimet.
Perushinta – kuukausimaksu
Sisältää: säännöllisen kirjanpidon sopimuksen mukaisen järjestämisen. Kuukausimaksu sisältää lyhyesti sanottuna säännöllisen ja hyvää kirjanpitotapaa noudattavan kirjanpidon järjestämisen, kuukausittaisten ilmoitusten laatimisen ja niiden toimittamisen (arvonlisäveroilmoitus, vero/sosiaaliturvaverojen ilmoitus) sekä vakioraporttien laatimisen (tuloslaskelma sekä tase).
Tilinpäätöksen laatiminen
Sisältää kirjanpidon tilinpäätöksen laatimisen. Tästä peritään vuosittain kertamaksu ja sen määrä vastaa palvelusta perittävän kuukausimaksun määrää.
Erityispalvelut
Sisältää Asiakkaan erikseen tilaamista töistä ja palveluista perittävän maksun. Erityispalveluista maksetaan erillisen sopimuksen mukaan ajanjakson päättyessä tai tehtävän hoitamisen jälkeen. Asiakkaan nimissä maksetut kulut korvataan Toimeksiannon saajan toimittamien laskujen nojalla. Maksun laskemisessa lähdetään: – ratkaistavien ongelmien vaikeusasteesta, – tehtävän hoitamiseen osallistuvien henkilöiden tietotaidon/kokemuksen tasosta, työhön liittyvän vastuun laajuudesta, Toimeksiannon saajan työntekijöiden työtehtävän hoitamiseen käyttämästään ajasta. Erityispalveluihin lukeutuvat myös Tilastolaitoksen ja Viron Pankin raporttien laatiminen ja toimittaminen asiakkaan kanssa tehdyn erillisen sopimuksen mukaisesti.
Vaivattomuus
Haemme, jos siitä sovitaan, kirjanpitoasiakirjat itse asiakkaan luota. Tapaamiset asiakkaan kanssa järjestetään yleensä 1-2 kertaa kuukaudessa ja noin viikkoa ennen veroilmoitusten jättämisen määräaikoja.